Control de documentos y registro del SG-SST.
Software en la nube.
El software desarrollado aplica para toda la documentación de los procesos, subprocesos y/o actividades establecidas por el SG-SST (Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo). Inicia con la identificación de la necesidad de crear o actualizar los documentos en materia de seguridad y salud en el trabajo, y finaliza con el proceso documento o actualizado, y con la documentación archivada.
¿Qué pasa en las organizaciones con relación al SG-SST?.
Integración de la información:
La implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo tiene cinco fases que consisten en una evaluación inicial, la configuración de un plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, la ejecución del SG-SST, el seguimiento y plan de mejora y finalmente la inspección, vigilancia y control. Cada una de las fases de implementación y seguimiento implican una gran cantidad de actividades y de información. Las organizaciones se han limitado a adquirir computadores para ponerlos en red e instalar en ellos programas estandarizados como Excel, por medio del cual se lleva a cabo, por ejemplo, el control de ausentismos laborales. ¿Cuál es el problema? Que la información y documentos pertinentes se encuentran todos en distintos equipos, a nombre de distintos trabajadores y acceder a la información completa se ha convertido en un dolor de cabeza.
Seguridad de la información:
Usualmente lo equipos informáticos suelen presentar fallas por faltas de mantenimiento, además el uso de programas estandarizados suelen generar preocupación en términos de seguridad, reserva y manipulación de los datos. Esto deviene entonces en otro problema para la implementación del sistema de gestión.
Beneficios de utilizar nuestro software para el SG-SST.
¿Sabías que la acumulación de documentos entorpece el seguimiento de la información, aumenta los niveles de inseguridad y contribuye a la pérdida de archivos; de igual modo aumenta los costos y el uso inadecuado del espacio?. La mala gestión documental en un SG-SST puede traer consigo consecuencias que a largo plazo pueden ser irreversibles. Por ello el implementar nuestro software a tiempo, podría significar un cambio positivo que contribuya al crecimiento empresarial.
Conservación
Un archivo digitalizado, es un archivo que podrá soportar las consecuencias del pasar del tiempo, de igual manera, mantiene la información mucho más a salvo, ya que su manipulación será más controlada.
Mejor uso del espacio
El hecho de establecer una liberación del espacio, ayuda a ahorrar costos de bodegaje y permite una mejor custodia de los diversos documentos en nuevos medios de almacenamiento.
Fácil acceso
Todo documento digitalizado pasa a ser parte de una matriz de archivo en el que, según su tipología, relevancia y formato, clasifica los documentos, haciendo que el acceso a la información esté al alcance de todos los usuarios autorizados.
Consultas en simultaneo
A diferencia de los documentos en físico, los digitalizados pueden ser consultados por varias personas al mismo tiempo y desde diferente fuente de origen. Esto evita el fotocopiado o las reimpresiones de la información.
Acceso a copias de seguridad
una de las ventajas más destacables al momento de implementar un proceso de digitalización es la creación de copias de seguridad y de backups, los cuales son documentos de respaldo en caso de que el archivo original se elimine o se dañe. De esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los originales.
Mayor seguridad
Que su fácil acceso no nos engañe, ya que la matriz de archivo es custodiada por una serie de protocolos de seguridad otorgados por el usuario principal, es decir, de él dependen los accesos que serán otorgados y el tipo de actividad que pueden realizar dentro de la matriz. De este modo se garantiza la protección de los documentos y de la información general.
Eficaz distribución de los contenidos
Permite categorizar la información general del SG-SST. Eso facilita la ubicación de la información y revisión.
Política eco amigable
La digitalización ayuda a reducir el uso del papel, contribuyendo así, al medio ambiente.
Documentos de fácil edición
Los archivos que se encuentren digitalizados podrán ser revisados, modificados y almacenados fácilmente y en diversos formatos de lectura.
Disminución de costos
El ahorro de espacio, la disminución de uso de papel y tinta de impresoras y demás valores documentales, sin duda serán cada vez menores con la implementación de una gestión documental en pro de la digitalización de documentos. Esta disminución evidente de gastos, al desparecer los costos de transporte de información física, duplicidad e impresión, compartir información en múltiples plataformas, conversión a papel si se requiere, disminución de costos físicos de bodegaje y demás.
Tipos de documentos del SG-SST.
El software desarrollado por Soluciones empresariales y servicios integrados para el control de documentos y registro del SG-SST se encarga de almacenar toda la información documental y todos los formatos generados acorde a los estándares de su empresa. Podrá acceder a la plataforma con su nombre de usuario y contraseña para así realizar los procesos y procedimientos documentales que usted necesite dentro del SG-SST.
REGLAMENTO
El reglamento es un conjunto organizado de preceptos o reglas. Lo elabora la autoridad competente en la organización o en el ámbito al cual se aplica. Establece lo que está permitido y lo que está proscrito, en los diferentes campos de actuación. El reglamento establece unos límites precisos al comportamiento de quienes se rigen por él. A diferencia del lineamiento, el reglamento sí contiene normas específicas, aplicadas a conductas concretas.
El Código Sustantivo del Trabajo establece que las empresas deben contar con un Reglamento Interno de Trabajo (art. 104 a 115) y un Reglamento de higiene y seguridad (art. 349 y 350).
PROCEDIMIENTO
El procedimiento se refiere al conjunto de acciones que se deben llevar a cabo siempre de la misma manera, para conseguir el mismo resultado, en el marco de las mismas circunstancias. En otras palabras, el procedimiento estandariza la forma de llevar a cabo una acción determinada, crea un método.
Los procedimientos recopilan un “saber hacer” probado. Esto quiere decir que son el resultado de conocimientos, experiencia y acuerdos sobre la mejor manera de actuar para alcanzar un propósito específico. Los procedimientos desglosan las acciones a realizar, con base en lo señalado en todos los documentos anteriores (lineamientos, reglamentos, manuales, etc.).
Son varios los procedimientos requeridos para la implementación del SGSST, por ejemplo, el Decreto 1072 de 2015 establece en su artículo 2.2.4.6.26 la necesidad de un Procedimiento de gestión del cambio.
INSTRUCTIVO
El instructivo es un tipo de documento que plasma la forma como funciona algo en particular. Para la Presidencia de la República y el Departamento Nacional de Planeación, un instructivo es:
«Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.»
Un ejemplo son los instructivos que acompañan a casi todos los formato. En ellos, se exponen los criterios que se deben tener en cuenta para llenar cada una de las casillas.
En el plano organizacional, el instructivo se aplica tanto al funcionamiento de máquinas y aparatos, como a los procedimientos. En este último caso, detalla la forma como debe ser realizada una actividad específica dentro de un procedimiento ya establecido.
FORMATO
El formato es una estructura predeterminada, que define la forma en que se registra, se guarda y se presenta algo. El formato cumple con unas características técnicas y formales, que lo hacen apto para contener y transmitir una información específica.
Para la Presidencia de la República, en su Guía para la elaboración y control de documentos define, un formato es:
«Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso».
En el caso de los formatos administrativos, su principal función es la de unificar el registro de la información, de manera que se agilice su circulación y llegue en forma oportuna a los funcionarios competentes para conocerla. El formato permite verificar la aplicación correcta de los procedimientos.
La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo requiere del diseño de varios formatos. Por ejemplo: formatos para la inspección de maquinaria y equipo, formato para el reporte de condiciones inseguras, formato de seguimiento acciones de correctivas, preventivas y de mejora, formato de asistencia a eventos, entre otros.
REGISTRO
El registro es la anotación, relación o inscripción de un dato, dentro de un formato o un documento establecido previamente para ello. Equivale a ingresar una información, dentro de un soporte establecido con anterioridad.
Para la norma ISO 9000:2015 y la OHSAS 18001:2007, un registro es:
«documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas».
En la mayoría de los casos es lo mismo que llenar un campo, completar una casilla o introducir un dato. Desde el punto de vista de los tipos de documentos, el registro vendría a ser un formato básico o primario.
PROGRAMA
El programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente para llevar a cabo un plan. Es, en realidad, el desglose de un plan. Debe contener las acciones a implementar, en secuencia; cada una de ellas debe apuntar hacia un objetivo definido.
Dentro de los Programas del SG-SST se encuentran el programa de promoción de vida saludable (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 8), Programa de mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2), Programa de capacitación en SST (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 num 6, 2.2.4.6.16 num 5), entre otros.
PLAN
El plan es una descripción ordenada de las intenciones o propósitos a corto plazo, en un área establecida. El plan apunta a remediar, corregir, perfeccionar o expandir alguna circunstancia que en el momento no funciona de manera óptima. El plan aplica los criterios contenidos en la política, a un área concreta.
Un ejemplo es el Plan de trabajo anual (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 7, 2.2.4.6.12 num 5), este plan incluye todos los programas del SGSST.
GUIA
La guía ofrece consejos o recomendaciones sobre una materia específica. Como su nombre lo indica, tiene como principal objetivo señalar unos parámetros o patrones que deben tomarse en cuenta para realizar una actividad. Marca unos lineamientos que sirven como límite frente a las acciones que pretendan desarrollarse.
Generalmente, las guías trazan pautas sobre qué se recomienda hacer y qué no se debe hacer frente a una situación, actividad o tarea específica. Hay tantos tipos de guías, como materias a tratar: guías metodológicas, guías de acción frente a una situación determinada, guías de respuesta, etc. Las guías establecen un marco de aplicación para lo que está contenido en el manual.
En la implementación del SGSST se utiliza la Guía Técnica Colombiana GTC-45 la cual es la Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional.
MANUAL
El manual es una herramienta técnica en la que se expone el modo como deben ejecutarse las funciones y las acciones para lograr un objetivo determinado. Por regla general, el manual agrupa las instrucciones básicas y globales que deben aplicarse en un campo de actividades de la organización.
El manual también cumple con el papel de registrar y transmitir, de forma ordenada y sistemática, toda la información relacionada con una o varias actividades de la organización. Así mismo, sirve como medio de comunicación y de coordinación entre las diferentes dependencias y funcionarios. El manual desarrolla y aplica otros tipos de documentos, como los lineamientos y el reglamento.
En la implementación del SGSST se recomienda contar con un manual de funciones o manual de perfiles de cargo en el cual se identifiquen los cargos de la empresa y las funciones asignadas a cada uno.
POLITICA
Desde el punto de vista administrativo, la política es una guía de acción global, que orienta a los miembros de la organización sobre la conducta general a seguir, en el área a la cual se aplique dicha política. Representa el punto de vista de la organización en referencia a uno o varios de sus campos de acción. La política convierte los lineamientos en criterios.
Existen dos ejemplos de política en el SGSST: La política de seguridad y salud en el trabajo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6, 2.2.4.6.7, 2.2.4.6.8 num 1) y la política de prevención de consumo de alcohol, drogas y tabaco (Circular 38 de 2010, num. 4).
De todos los tipos de documentos del SGSST la política junto con los objetivos se encuentran en la cima de la pirámide documental.
LINEAMIENTO
El lineamiento es una disposición global, que permite marcar una tendencia o una dirección frente a las actividades a desarrollar. De este modo, el papel del lineamiento es fijar un criterio general, al que deben adecuarse todas las actividades.
La Presidencia de la República en su Guía para la elaboración y control de documentos define un lineamiento como:
«Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas asociadas a un tema, proceso o método en particular.
Características del lineamiento:
- Son de obligatorio cumplimiento
- Dan pautas para la toma de decisiones.
- Incluyen definiciones».
Para el Departamento Nacional de Planeación en su documento titulado Lineamientos para la elaboración y control de documentos de los sistemas de gestión del DNP, se define un lineamiento como:
«Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas asociadas a un tema, proceso o método en particular. Para el caso del Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) este tipo documental se asocia a los procedimientos, entendidos como un conjunto de acciones u operaciones específicas para llevar a cabo una actividad o proceso de conformidad con los aspectos legales o técnicos aplicables en el tema».
El lineamiento es uno de los tipos de documentos del SGSST poco usado en pequeñas empresas. No hay una normatividad que obligue a tener un lineamiento.