Implementación de su SGD (Sistema de gestión documental)
Implementación bajo norma del archivo general de la nación.
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden proporcionarle a usted y a su empresa la oportunidad de establecer procesos de automatización y optimización que contribuyen al mejoramiento continuo y centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con el fin de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia.
Beneficios de implementar un SGD.
El proceso de gestión documental permite el correcto manejo de los archivos físicos y electrónicos; esto se ve reflejado en la optimización de los procesos y a su vez en varios aspectos que influyen en la mejora continua, entre ellos:
Aumento de la eficacia
La automatización de los procesos lleva a una fácil administración, migración y conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o recuperación de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la información, también permite una óptima regulación.
Aumento de la productividad
Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro.
Liberar espacio
La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.
Reducción de costos
La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas manuales.
Administración de archivos
La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.
Seguridad en la información
La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos..
Uso eficiente de los recursos
Se reduce en un 50% los costos de copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y demás elementos relacionados a dicho procesos. El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la empresa.
Inmediatez
Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.
Preservación a través del tiempo
La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos electrónicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima.
Fácil ubicación
Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda eficaz y pronta de la información.
Software libre para implementar un SGD.
Instalamos, configuramos y personalizamos ORFEO o OPENKM de acuerdo a los procesos y procedimientos que incluyen flujos documentales en su empresa, prestando un servicio integral de consultoría, asesoría, implementación y sistematización de la gestión documental.
Cualquiera de estos dos programas de uso libre. Permiten construir un repositorio con la información de la empresa, para facilitar la creación de conocimiento y mejorar la toma de decisiones en el negocio. Unificando los grupos de trabajo e incrementando la productividad en la empresa a través de prácticas compartidas, mejorar las relaciones con los clientes, obtener ciclos de ventas más rápidos, mejorar el tiempo de comercialización de sus productos y disponer de una mejor información para la toma de decisiones.
Con el sistema de gestión documental se puede:
- Capturar documentos.
- Controlar la vida de los documentos.
- Recopilar información de cualquier fuente digital.
- Colaborar con sus colegas en documentos y proyectos.
- Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento acumulado mediante la localización de documentos, expertos y fuentes de información.
- Controlar los flujos de documentos.
- Gestionar el conocimiento.
- Controlar versiones.
- Garantizar la seguridad de la información.
Instrumentos archivísticos.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD
Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD
Constituyen uninstrumento archivístico que permite la c lasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico – funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
El Programa de Gestión Documental – PGD, es el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demásplanes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos se encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Este es un instrumento de planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.
BANCO TERMINOLÓGICO DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES - BANTER
Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
MAPAS DE PROCESOS
Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO - TCA
Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.
Procesos de la gestión documental.
Procesos a formular en la implementación del SGD, atendiendo lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, ahora contenido en el Decreto 1080 de 2015.
PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad. Creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
PRODUCCIÓN
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
GESTION Y TRÁMITE
Conjunto de actividades necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actualizaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
ORGANIZACIÓN
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
TRANSFERENCIA
Conjunto de operaciones adaptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
VALORACIÓN
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio de la cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).